Im ostsächsischen Handwerk beginnen seit Jahren mehr als 2.000 junge Menschen eine Lehre und auch in Dresdner Büros, Praxen und Werkstätten füllen sich die Ausbildungsplätze. Für einen Betrieb, der zum ersten Mal ausbildet, beginnt damit ein Stück Neuland. Die fachliche Betreuung ist das eine, die korrekte Vergütung und die monatliche Abrechnung das andere, wobei beides eigenen Regeln folgt, die von einem normalen Arbeitsverhältnis abweichen.

Wie hoch muss die Ausbildungsvergütung 2026 mindestens sein?

Seit 2020 gibt es eine gesetzliche Untergrenze für die Ausbildungsvergütung, die jedes Jahr steigt und immer für den Jahrgang gilt, der im jeweiligen Kalenderjahr startet. Ein Vertrag mit Beginn im Jahr 2026 behält diese Sätze deshalb über die gesamte Ausbildungszeit. Für 2026 gelten diese Mindestsätze je Ausbildungsjahr:

• Erstes Ausbildungsjahr: 724,00 Euro brutto im Monat
• Zweites Ausbildungsjahr: 854,00 Euro brutto im Monat
• Drittes Ausbildungsjahr: 977,00 Euro brutto im Monat
• Viertes Ausbildungsjahr: 1.014,00 Euro brutto im Monat

Tarifgebundene Betriebe zahlen nach ihrem Tarifvertrag, auch wenn dieser unter den Mindestsätzen liegt, während sich alle übrigen an der branchenüblichen Vergütung orientieren und dabei höchstens 20 Prozent darunter bleiben dürfen. Bei einem Verstoß gegen die Untergrenze drohen Nachzahlungen und ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro.

Gut zu wissen: Die Mindestsätze steigen jährlich, für ältere Verträge bleibt der damalige Wert ohne rückwirkende Anpassung bestehen. Bei mehreren Jahrgängen im Betrieb laufen deshalb verschiedene Vergütungsstufen nebeneinander.

Was gehört neben der Vergütung in den Ausbildungsvertrag?

Vor dem ersten Vertrag steht die Anerkennung als Ausbildungsbetrieb, bei der die Ausstattung des Betriebs und die Eignung der ausbildenden Person geprüft werden. In vielen Berufen weist ein Meisterbrief diese Eignung nach, in anderen genügt eine bestandene Prüfung nach der Ausbilder-Eignungsverordnung. Seit der Novelle des Berufsbildungsgesetzes im Jahr 2024 genügt für den Ausbildungsvertrag die Textform und auch eine elektronische Übermittlung ist erlaubt, solange der Empfang dokumentiert ist, etwa über eine Lesebestätigung. Ohne die Eintragung des Ausbildungsvertrags in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse bei IHK oder Handwerkskammer startet kein Ausbildungsverhältnis. Diese Angaben gehören in jeden Vertrag:

• Beginn, Dauer und Ziel der Ausbildung
• tägliche Ausbildungszeit und Probezeit von einem bis vier Monaten
• Höhe und Zusammensetzung der Vergütung
• Urlaubsanspruch und Voraussetzungen für eine Kündigung
• Form des Ausbildungsnachweises

Bei minderjährigen Auszubildenden kommt die ärztliche Erstuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz hinzu, deren Bescheinigung der Betrieb gemeinsam mit dem Vertrag einreicht. Auch der Urlaub folgt bei Jugendlichen eigenen Vorgaben und liegt je nach Alter zwischen 25 und 30 Werktagen.

Welche Abzüge fallen bei der monatlichen Abrechnung an?

Auszubildende sind vom ersten Tag an in allen vier Zweigen der Sozialversicherung pflichtversichert, unabhängig von der Höhe ihrer Vergütung. Die Sonderregeln für kleine Einkommen im Übergangsbereich greifen hier nicht, weshalb sich Betrieb und Auszubildender die Beiträge wie üblich zur Hälfte teilen. Nur bis zu einer Vergütung von 325 Euro im Monat trägt der Betrieb sie allein, was bei den heutigen Mindestsätzen kaum noch vorkommt. Lohnsteuer fällt im ersten Ausbildungsjahr meist nicht an, weil die Vergütung unter dem Grundfreibetrag bleibt. Hinzu kommen die Umlagen U1 und U2 sowie die Insolvenzgeldumlage, während für die Meldung an die Krankenkasse ein eigener Personengruppenschlüssel für Auszubildende gilt. Mit einer Lohnsoftware lassen sich Lohnabrechnungen unkompliziert erledigen, weil Schlüssel, Umlagen und Meldungen dort hinterlegt sind und automatisch an die richtige Stelle laufen.

Welche Kosten kommen über die Vergütung hinaus auf den Betrieb zu?

Die Vergütung läuft an   weiter und seit 2024 zählen zusätzlich die Wegezeiten zur Berufsschule und zu Prüfungen als Ausbildungszeit. Ein Berufsschultag darf weder als Fehltag erfasst noch nachgearbeitet werden. Weitere Posten im ersten Ausbildungsjahr:

• Werkzeuge, Materialien und Fachliteratur, die der Betrieb kostenfrei stellt
• Gebühren der Kammer für Eintragung und Prüfungen
• Arbeitszeit der Ausbilderin oder des Ausbilders
• Beiträge für überbetriebliche Lehrgänge

Unterkunft und Verpflegung darf der Betrieb auf die Vergütung anrechnen, allerdings höchstens bis zu den amtlichen Sachbezugswerten und bis zu 75 Prozent der Bruttovergütung.

Woran scheitert die erste Abrechnung am häufigsten?

Die meisten Fehler entstehen aus Routine, die aus dem normalen Arbeitsverhältnis stammt. Diese Punkte fallen bei Betriebsprüfungen am häufigsten auf:

• vergessene Erhöhung zum neuen Ausbildungsjahr
• Berufsschultage, die als unbezahlte Fehlzeit gebucht werden
• Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz statt nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz
• falscher Personengruppenschlüssel bei der Anmeldung zur Sozialversicherung
• Sachbezüge für Kost und Logis, die in der Abrechnung fehlen

Bei Unsicherheiten beraten die Ausbildungsberatungen von IHK und Handwerkskammer kostenfrei und ein kurzer Anruf vor der ersten Abrechnung erspart später eine Korrektur über mehrere Monate.

Wie gelingt der Start mit dem ersten Azubi?

Ein erster Auszubildender kostet Zeit und Geld, bindet den Nachwuchs aber früh an den Betrieb. In einer Region mit knappen Fachkräften ist das ein Vorteil, den junge Unternehmen und eingesessene Betriebe gleichermaßen nutzen. Vor dem Vertragsabschluss empfiehlt sich eine Kalkulation über die gesamte Ausbildungsdauer mit allen jährlichen Steigerungen und Nebenkosten, während eine früh eingerichtete Abrechnung mit hinterlegten Vergütungsstufen danach den größten Teil der laufenden Arbeit abnimmt. Betriebe, die den Nachwuchs direkt vor Ort ansprechen möchten, finden in Dresden dafür regelmäßig Gelegenheiten