Mit der elektronischer Signatur lassen sich Prozesse deutlich beschleunigen, Kosten senken und nebenbei die Umwelt schonen. Der Gesetzgeber erlaubt die digitale Unterschrift in vielen Anwendungsbereichen, doch stellt sich die Frage, wann und in welcher Form sie Geltung hat. In der Arbeitswelt gilt zwar laut BGB grundsätzlich Formfreiheit. Diese erstreckt sich aber nicht auf jedes Dokument, das für den HR-Bereich (Human Resources) relevant ist.
Juristische Regelungen rund um die digitale Unterschrift in Arbeitsverträgen
Die Regelungen rund um die Unterschriftform unterliegen in Deutschland zum einen dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und zum anderen der eIDAS-Verordnung (eIDAS-VO: electronic IDentification, Authentication and trust Services) der Europäischen Union (EU). Konkret sind formlose Unterschriften in Deutschland gültig nach dem Grundsatz der Formfreiheit gemäß § 125 ffBGB. Dieser erstreckt sich auf die meisten Rechtsakte. Sie bedürfen keiner handschriftlichen Unterschrift, sondern lediglich der schlüssig erfolgten und nachweisbaren Einigung. Allerdings gibt es Fälle, in denen das Gesetz ausdrücklich gewisse Anforderungen an die Form stellt. Beispielsweise sind
Grundstücksverträge gemäß 311b BGB nur rechtswirksam, wenn sie mit einer händischen Signatur erfolgen.
Hierzu zählen nach § 623 BGB die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, nach § 630 S. 3 BGB die Anfertigung des Arbeitszeugnisses, nach § 14 TzBfG die Zusage zu einem Teilzeit-Arbeitsvertrag oder befristeten Vertrag sowie Betriebsvereinbarungen gemäß § 77 II BetrVG
Auch die EU-Verordnung 910/2014, bekannt als eIDAS-VO beinhaltet Vorgaben zur digitalen Unterschrift. Die EU-Rat definiert, wie sich digitale Unterschriften unterscheiden, sowie wann welche Signaturform zulässig ist. Grundsätzlich gilt, das diese EU-Verordnung vorrangig für sämtliche Mitgliedsstaaten gilt. Einzelne EU-Staaten haben nur einen kleineren Gestaltungsspielraum (so wie etwa im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung DSGVO).
Gemäß der eIDAS-VO sind drei Formen der digitalen Signatur zu unterscheiden.
Die reguläre elektronische Signatur (ES) stellt die einfachste Form da und unterliegt seitens des Gesetzgebers einer offenen Regelung. Anforderungen hinsichtlich Verschlüsselung und Speicherung liegen nicht vor, sodass jedes Datenverarbeitungsprogramm eine solche Unterschrift ermöglicht. Einzige Voraussetzung ist, dass sich Unterzeichner in elektronischer Form zu erkennen geben. Für viele HR-Dokumente ist dies rechtlich ausreichend, darunter Bewerbungen, Abmahnungen oder normale Arbeitsverträge.
Größere Anforderungen an die Sicherheit stellt die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Hier muss die Signatur über digitale Sicherheits-Zertifikate eindeutig den Unterzeichnern zugeordnet werden können, um auf diese Weise eine Fälschung auszuschließen. Weiterhin müssen Unterzeichner nachweisen, ob und in welchem Umfang Daten nachträglich verändert wurden.
Höchste Sicherheitsanforderungen stellt die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Diese ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Die Anforderungen der QES und der FES sind technisch gleich. Der Unterschied besteht darin, dass bei der QES ein Dienstleister für die Zertifizierung hinzukommt, der die Echtheit des Dokuments überprüft.
HR-Software mit digitaler Unterschrift
Durchdachte Software trägt dank elektronischen Unterschriften deutlich zur Effizienz und Nachhaltigkeit im Unternehmen bei. Die HR-Software für die digitale Signatur von Haufe integriert nahezu sämtlichen HR-relevanten Dokumente und ermöglicht gleichermaßen die rechtssichere Unterschrift. Dies trägt nicht nur zur Zeit- und Kostenersparnis bei, sondern beschleunigt nahezu sämtliche Abstimmungsprozesse. Aufwändige, manuelle Arbeiten wie Ausdrucke oder Scans gehören der Vergangenheit an.
Digitale Signatur und ihre Vorteile: weshalb sich der Umstieg auf digitale HR-Workflows lohnt
Papier lässt sich einsparen, was auch vorteilhaft für die Nachhaltigkeit ist. Der administrative Aufwand sinkt, da die Dokumente vollständig am Computer unterschrieben werden können. Ein Ausdrucken oder ein ständiges Hin- und Herschicken entfällt. Damit leistet die digitale Unterschrift einen Beitrag in Richtung des papierlosen Büros. Sämtliche Prozesse profitieren hierbei von größerer Effizienz, ganz gleich, ob es um Arbeitsverträge, Versicherungen oder Vereinbarungen geht. Mittels durchdachter Software gelangen die Dokumente schnell und sicher zur Bestimmungsperson. Speziell Prozesse wie Onboarding werden vereinfacht.
Die digitale Unterschrift ist nach deutschem- sowie EU-Recht auch im Bereich HR umsetzbar. Der Großteil aller HR-relevanten Prozesse kann vollständig digital ablaufen. Eine durchdachte Software hilft bei der Umsetzung dieser Herausforderungen und bietet gleichermaßen die Möglichkeit der digitalen Signatur. Zu beachten ist, dass hinsichtlich bestimmter Sonderfälle Ausnahmen bestehen, die bei der Einführung elektronischer Signaturen zu berücksichtigen sind.
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