Wenn früh am Morgen die Werksirene dröhnt und die Stechuhr beim Stechen lustvoll stöhnt

Zeiterfassung
Arbeitsbeginn Bildquelle: Tanja Rose via pixabay

Die gute alte Stechuhr hat in vielen Unternehmen mittlerweile ausgedient und stattdessen setzen diese mittlerweile immer häufiger auf eine digitale Zeiterfassung. In etlichen Unternehmen stellt die Erfassung der Arbeitszeiten ein wichtiges Instrument im Bereich der Personalplanung dar. Zu diesem Zweck nutzten die meisten Unternehmen früher eine Stempeluhr oder Stechuhr, mit deren Hilfe die Mitarbeiter ihre Stundenzahl mittels einer Stechkarte nachweisen konnten. Bei der digitalen Zeiterfassung handelt es sich im Prinzip um eine Weiterentwicklung der Zeiterfassung, bei der sich die Mitarbeiter an einem stationären Terminal oder Tablet, einem Computer, einem Fingerabdrucksensor oder sogar über das eigene Smartphone an- und abmelden können. 

Die Vorteile digitaler und mobiler Zeiterfassung                                                                       

Im Vergleich zu den früheren Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten profitieren Unternehmen bei dem Einsatz eines digitalen Zeiterfassungssystems von einer ganzen Reihe an Vorteilen, denn die Erfassung der Arbeitszeit benötigt nur wenig Zeit, es kommt seltener zu Fehlern bei der Zeiterfassung, es wird kein Internetzugang für die Zeiterfassung benötigt. Zudem ist die Erfassung der Zeiten mit verschiedenen Geräten möglich und die übertragenen Daten können von dem Unternehmen deutlich einfacher ausgewertet werden.

Möglichkeiten zur Zeiterfassung

Mit einer Software zur Zeiterfassung wie beispielsweise einer App von Papershift stehen Unternehmen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter zu erfassen.

Zeiterfassung in Abgleich mit dem Dienstplan

Bei der Zeiterfassung mithilfe eines Dienstplans werden die Stundenkonten aus Basis eines erstellten Dienstplans generiert. Ist ein Mitarbeiter einer Schicht zugeteilt, so erstellt das System eine Plan-Zeiterfassung, welche mit dem Stundenkonto des jeweiligen Mitarbeiters verrechnet wird. Liegt diese Plan-Zeit in der Vergangenheit, wird diese dem Stundenkonto des Mitarbeiters hinzugefügt. Zwar ist es möglich, die von solch einer Software erstellte Zeiterfassung nachträglich anzupassen, doch alles in allem ist die Zeiterfassung über einen Dienstplan relativ unflexibel.

Browser-Stechuhr

An einer Browser-Stempel- oder Stechuhr können sich die Mitarbeiter eines Unternehmens ganz einfach an- oder abmelden oder die Zeiten auch im Nachhinein eintragen, fall einem Mal ein Fehler unterläuft. Die Vorteile bei der Nutzung liegen in der sekundengenauen Erfassung sowie der direkten Synchronisation mit den Systemen des Unternehmens.

Stationäres Terminal

An einem stationären Terminal können sich sämtliche Mitarbeiter zentral an- oder abmelden, was sowohl an einem Tablet als auch über andere mobile Endgeräte möglich ist. Um sicherzugehen, dass jeder Mitarbeiter die eigenen Zeiten selbst einträgt, kann von dem jeweiligen Unternehmen vorgegeben werden, dass die An- und Abmeldungen durch die Eingabe einer PIN oder eine Unterschrift verifiziert werden. Die an dem Terminal erfassten Zeiten werden im Anschluss daran automatisch mit den Systemen des Unternehmens synchronisiert und können somit in Echtzeit ausgewertet werden. 

Single User Mode

Der Single User Mode ermöglicht die Zeiterfassung eines einzigen Mitarbeiters und bietet sich daher vor allem für Freelancer sowie Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst an.

API

Unternehmen, die bereits ein System zur Zeiterfassung verwenden, können oben beschriebene App auch zusätzlich mithilfe einer Programmierschnittstelle in das eigene System integrieren.

Mehr Motivation der Mitarbeiter durch die digitale Stempeluhr

Nicht nur das Unternehmen wird durch die Verwendung einer digitalen Stempeluhr entlastet, sondern diese wirkt sich auch positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Dadurch, dass die Mitarbeiter immer genau sehen, wie viele Stunden diese in dem aktuellen Monat auf ihrem Konto haben, werden Missverständnisse verhindert. Durch eine digitale Stempeluhr werden auch die Zeiten sämtlicher Mitarbeiter nach dem gleichen Prinzip erfasst, wodurch sich niemand benachteiligt fühlt. Zudem kann die Erfassung der Mitarbeiterzeiten auch zusätzlich noch durch spielerische Elemente aufgelockert werden, wodurch die Motivation meist gesteigert wird. Kein Mitarbeiter hat gerne zu wenig Stunden auf dem eigenen Stundenkonto. Dadurch, dass jeder Mitarbeiter immer sehen kann, wie viele Stunden er bereits geleistet hat, kann der Eigenantrieb deutlich ansteigen. Durch all diese Punkte wird das Arbeitsumfeld deutlich transparenter und auch fairer, was sich im besten Fall positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirkt.

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