Bei mehr als 700 Milliarden verschickten E-Mails pro Jahr in Deutschland kommt es auf Internetnutzer eine ganze Flut an Mails zusammen. Mit 98 Prozent besitzt fast jeder der Menschen hierzulande ein E-Mail-Konto, um verschiedene Nachrichten im Internet verschicken und senden zu können oder sich beispielsweise für Ticketgeschenke auf unserer Seite einladen zu lassen. Doch, wenn zwischen E-Mail-Korrespondenzen, wichtigen Informationen, Spam-Mails und Newsletter das reinste Chaos herrscht und das E-Mail-Postfach nahezu überquillt, heißt es für mehr Ordnung zu sorgen. Damit wieder mehr Struktur und Übersicht im elektronischen Postfach herrscht, haben wir Ihnen hier ein paar hilfreiche Tipps und Tricks zusammengestellt.
Ordnung am Schreibtisch fängt bei einer aufgeräumten und gepflegten Arbeitsfläche an und hört bei einem gut geführten E-Mail-Postfach auf. Viele Menschen bekommen täglich mehr als 20 Mails zugesendet und lassen sie völlig unberührt im Postfach verweilen. Auf diese Weise fällt schwer auf Anhieb wichtige Daten und Informationen zu finden. Wo war noch einmal die Rechnungsbestätigung vom letzten Online-Einkauf? Wo finde ich die Bankdaten für die Bestellung in der Online-Apotheke? Und welcher Newsletter hat noch einmal die meisten Prozente beim nächsten Shoppingerlebnis versprochen? Hier die Übersicht zu behalten, wenn man sich nicht um eine klare Mail-Organisation kümmert, ist fast unmöglich. So heißt es Schritt für Schritt mehr Ordnung und Struktur in seinen E-Mail-Verkehr zu bringen.
Spam-Ordner richtig einstellen
Nicht selten verschwinden wichtige Mails wie Korrespondenzen oder Informationen zu einem Online-Einkauf im Ordner für Spam-Mails. Damit dies nicht geschieht, sollten daher die Einstellung im Mail-Programm überprüft werden. Hier lassen sich verschiedene Absende-Adresse blockieren, jedoch auch für die gewöhnliche Mail-Adresse freischalten. Viele Online-Shops arbeiten hingegen mit einer professionellen Software für E-Mail-Marketing, so dass Newsletter kaum noch im Spam-Ordner landen. Diese Mails werden oftmals automatisiert erstellt und alle Kunden von Online-Shops oder digitalen Dienstleistern verschickt. So erhalten Verbraucher regelmäßig neue Updates über aktuelle Angebote und Rabatte. Es kann sich daher durchaus auch finanziell lohnen, seine Mails regelmäßig zu überprüfen, um kein wichtiges Schnäppchenangebot zu verpassen.
Das E-Mail-Postfach regelmäßig bearbeiten
Von nichts, kommt nicht – dieses Sprichwort bewahrheitet sich auch bei der Organisation des E-Mail-Postfachs. Wer nur selten Mails in den Papierkorb verschiebt und den Spam-Ordner regelmäßig überprüft, hat es schwer eine Übersicht von allen wichtigen Mails zu erlangen. So heißt es ein festes Ritual einzuführen, um sich Zeit für das Aufräumen seines Postfachs zu nehmen. Mindestens einmal in der Woche ist es ratsam, sich mit dem Ausmisten und Sortieren von Mails zu beschäftigen. Umso öfter man Mails löscht, desto sauberer ist das Postfach und der Einblick in wichtige Nachrichten. Es wird daher davon abgeraten Mails zu sammeln bis sich der letzte Überblick verliert.
Weniger ist mehr – den Kreis von Werbe-Mails kleinhalten
Ob persönliche zugeschnittene Reisen oder das neue Paar Winterschuhe – viele Menschen sind beim Einkauf im Internet bereit, auch eine E-Mail-Adresse preiszugeben. Doch steigt mit jeder Weitergabe der Mail-Adresse auch das Risiko für Angriffe aus dem Netz und die Zahl der eingehenden Nachrichten. Werbe-Mails lassen sich auch abbestellen und können per Mausklick im unteren Teil der Mail ganz einfach umgangen werden. Es kann sich auch lohnen ein extra Konto anzulegen, mit welchen man sämtliche Online-Einkäufe abwickelt.
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